ההליך המשמעתי — תלונה ובירור
תלונה אינה קובלנה
סעיף 63 מונה את הקובלים המוסמכים: ועדת האתיקה הארצית, ועדת אתיקה מחוזית, היועץ המשפטי לממשלה ופרקליט המדינה. הם רשאים להגיש קובלנה ביוזמתם או בעקבות תלונה. המתלונן אינו נעשה בשל כך תובע המנהל בעצמו את ההליך. בדיקת תלונה והחלטה אם להגיש קובלנה הן שלב שונה מהכרעת בית הדין. אין להסיק מהעברת פנייה לקבלת תגובה שכבר הוחלט שעורך הדין עבר עבירה.
בניית תלונה עניינית
תלונה יעילה מתארת מעשים, מועדים ומסמכים. יש להפריד בין עובדה שנצפתה לבין מסקנה או חשד, ולציין איזה מסמך תומך בכל טענה. אי־שביעות רצון מתוצאה אינה לבדה עבירת משמעת. מנגד, התנהלות שאינה הולמת עשויה להיבחן גם כאשר לא הוכח נזק כספי. יש להגדיר את תכלית הפנייה: בירור משמעתי, השבת שכר, מסירת מסמכים או תביעה לפיצוי עשויים לדרוש מסלולים שונים. אין להשתמש בתלונה כתחליף אוטומטי להליך אזרחי או כאמצעי איום.
מענה של עורך הדין
עם קבלת פנייה יש לשמר את תיק המקור ואת ההודעות, לברר את המועד למענה ולבקש ארכה במידת הצורך. מומלץ להכין ציר זמן ולענות לכל טענה בנפרד תוך הפניה למסמכים. אין להשלים בדיעבד תרשומת כאילו נכתבה בזמן אמת. אם נערך שחזור זיכרון, יש לציין זאת ואת מועדו. את שאלות החיסיון והסודיות יש לבחון לפני צירוף חומר; היקף הגילוי להגנה אינו היתר גורף לחשוף מידע לא רלוונטי או מידע של אחרים.